Abschlagsrechnung - Definition und Beispiele

Eine Abschlagsrechnung ist ein Rechnungsdokument, welches eine Teilzahlung des Vertragspartners nach der Teilerfüllung einer Lieferung oder Dienstleistung fordert. Auf einen solchen Abschlag und dessen Höhe können sich die Vertragsparteien im Vorhinein einigen.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Abschlagszahlungen sind bei Kaufverträgen in der Regel nicht vorgesehen. Rechnungen werden erst beglichen, wenn die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde. Bei Lieferung von Waren oder bei Erfüllung einer Dienstleistung ist auch sofort der gesamte Kaufpreis fällig (§ 433 BGB). Allerdings erlaubt die Vertragsfreiheit individuelle Vereinbarungen zwischen Käufer und Verkäufer.

Wenn sich die Erbringung einer Leistung über einen längeren Zeitraum erstreckt und der Wert der Ware oder Dienstleistung sehr hoch ist, bietet es sich an, eine Abschlagsrechnung für einen Teilbetrag der Ware oder Dienstleistung zu erstellen. Häufig wird hier für die Abschlagszahlungen auch der Begriff Akontozahlung verwendet.

So können sich die Vertragsparteien je nach Branchengepflogenheiten auf einen einmaligen Vorschuss, mehrere prozentuale Teilzahlungen nach Erreichen von vorher definierten Projekt-Meilensteilen oder zeitlich gestaffelte Anzahlungen einigen.

Abschlagsrechnung: Anwendungsbereiche und Praxisbeispiel

Abschlagsrechnungen sind besonders in der Baubranche üblich. Aber auch im Handwerk und Anlagenbau werden Zahlungen mittels Abschlagsrechnung vereinbart. Diese Projekte erstrecken sich meist über längere Zeiträume und die Abschlagszahlungen erfolgen abhängig von den erzielten Fortschritten. Es ist in diesen Fällen auch üblich als Kunde eine Anzahlungsrechnung vor Projektbeginn zu bezahlen.

Andere Branchen machen sich ebenfalls die Methode der Abschlagszahlungen zunutze. Selbstständige können sich so über längere Zeit ein regelmäßiges Einkommen sichern, wenn ihre Arbeitszeit durch ein lang andauerndes Projekt eingenommen wird. Der Begriff der Abschlagszahlungen taucht auch in den meisten Mietverträgen auf, wobei Vereinbarungen für die Vorauszahlung von Nebenkosten getroffen werden.

Beispiel: Frau Schmidt ist Übersetzerin. Sie wurde von einem Verlag damit beauftragt, einen Roman in zwei weitere Sprachen zu übersetzen. Für diese Arbeit braucht Frau Schmidt drei Monate, von Februar bis April. Sie und der Verlag legen ein Entgelt von 9.000 EUR fest. Vor der Endrechnung soll der Verlag zwei Abschlagszahlungen in Höhe von je 3.000 EUR leisten, damit sie während dieser Monate liquide bleibt.

Am 1. März erhält der Verlag von Frau Schmidt die erste Abschlagsrechnung über 3.570 EUR inklusive Umsatzsteuer, welche der Verlag eine Woche später begleicht. Die zweite Abschlagsrechnung stellt Frau Schmidt am 1. April, wieder in Höhe von 3.570 EUR inklusive Umsatzsteuer. Diesmal behält der Verlag 10 Prozent ein, da Frau Schmidt Ihre Zwischenleistung zu diesem Zeitpunkt nicht vollends erbracht hat. Sie erhält eine Woche später also 3.213 EUR inklusive Umsatzsteuer.

Der Verlag erhält am 1. Mai die Endrechnung von Frau Schmidt. Diese sieht dann wie folgt aus:

Zweck einer Abschlagsrechnung

Die Abschlagsrechnung verringert die Belastung beider Vertragsparteien. Für den Auftraggeber wird die finanzielle Last deutlich gemindert, da er statt einer großen finanziellen Leistung, mehrere kleine Rechnungen begleichen kann. So kann der Unternehmer seinen Finanzhaushalt besser planen und wird vor der Insolvenz geschützt. Außerdem kann sich der Auftraggeber so einen Überblick über den Status eines Projektes verschaffen.

Der Auftragnehmer kann durch die Abschlagsrechnung seine Leistung vorfinanzieren, bleibt über die Dauer der Leistung liquide und wird so ebenfalls vor der Insolvenz geschützt. Zudem ist es für einen Unternehmer buchhalterisch sinnvoll, größere Rechnungssummen aufzuteilen, da die Monats- oder Quartalsabschlüsse dann weniger erhebliche Ungleichheiten aufweisen.

Der Auftraggeber kann durch die Akontozahlungen seine Zuverlässigkeit beweisen und den Auftragnehmer motivieren. Sollte der Auftraggeber sich als zahlungsunfähig erweisen, so kann dies bereits in einem früherem Stadium festgestellt und untersucht werden. Die Methode der Abschlagsrechnung verringert das Risiko also für beide Seiten.

Was gehört in eine Abschlagsrechnung?

In ihren Pflichtangaben unterscheidet sich die Abschlagsrechnung kaum von einer herkömmlichen Rechnung. Es gibt nur einige Elemente, die zusätzlich angegeben werden müssen.

Pflichtangaben einer Rechnung

• Name, Firma und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name, (Firma) und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
• Lieferungszeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
• Art und Umfang der Ware/Dienstleistung
• Steuersatz
• Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
• Gründe für eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer
• Bankverbindung des Rechnungsstellers

Zusätzliche Angaben bei einer Abschlagsrechnung

• Wert der Leistung
• Steuerbetrag
• Bruttobetrag
• Zahlungsziel

Außerdem muss die Abschlagsrechnung unbedingt als solche gekennzeichnet werden und es muss angegeben werden, um welche Abschlagszahlung es sich handelt (1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung, …). Zusätzlich kann man Angaben über bereits beglichene und noch offene Abschläge machen. Die letzte Abschlagsrechnung enthält dann die Endrechnung, in der alle bisher geleisteten Abschlagszahlungen vermerkt sein müssen.

Wie hoch muss die Abschlagsrechnung sein?

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften über die Höhe der Abschlagsrechnungen. Das Gleiche gilt für die Anzahl der Abschlagsrechnungen. Diese Dinge werden vor dem Beginn eines Projektes von Auftraggeber und Auftragnehmer entschieden. Auch über die Fälligkeit müssen beide Seiten vorher einigen.

Im Regelfall werden Projektmeilensteine definiert, bei deren Erreichung eine Abschlagsrechnung folgt. Die Höhe des Abschlags kann vorher fest vereinbart werden oder von der erbrachten Leistung abhängen. Bei vielen Branchen haben sich bereits Abschlagshöhen etabliert, an denen sich die Vertragsparteien orientieren können. Aufgrund der Vertragsfreiheit ist hier Verhandlungsgeschick gefragt, um die für sich günstigste Option zu erzielen.

Unterschied: Abschlagsrechnung und Teilrechnung

Die Abschlagsrechnung wird häufig mit der sogenannten Teilrechnung verwechselt. Bei der Teilrechnung muss genau definiert werden, wie ein Teil einer Leistung auszusehen hat. Es werden eine oder mehrere Teilleistungen abgerechnet, die bereits vollständig erbracht wurden. Bei der Abschlagsrechnung wird ein Anteil der Gesamtsumme vor der kompletten Fertigstellung gefordert. Sie ist somit etwas weniger exakt und nicht so leicht zu überprüfen.

Häufige Fehlerquellen bei der Abschlagsrechnung

• die Abschlagsrechnung wird als Teilrechnung bezeichnet, obwohl es keine ist
• Pflichtangaben werden nicht ordnungsgemäß aufgeführt
• die Umsatzsteuer, die bei jeder Abschlagsrechnung fällig wird, wird fälschlicherweise erst bei der Endrechnung berücksichtigt
• bereits geleistete Zahlungen werden nicht berücksichtigt