Doppelte Buchführung einfach erklärt

In der privaten Wirtschaft ist die doppelte Buchhaltung oder doppelte Buchführung die vorherrschende Art der Finanzbuchhaltung und bezeichnet das System der kaufmännischen Buchführung, bei welchem alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens auf einem Konto und einem Gegenkonto verbucht werden.

Was ist die doppelte Buchführung?

Jeder Geschäftsvorfall eines Unternehmens bringt Wertveränderungen mit sich, die korrekt dokumentiert werden müssen. Allerdings ist es in der Praxis viel zu aufwendig nach jedem Geschäftsvorfall eine angepasste Bilanz zu erstellen. Die doppelte Buchführung (auch Doppik genannt) ermöglicht es, Wertveränderungen während des Geschäftsjahres übersichtlich zu erfassen.

Alle Geschäftsvorfälle werden mit Belegen erfasst und auf mindestens zwei Konten gebucht. Diese Konten sind für das Unternehmen in einem Kontenplan vorgegeben und für die Buchung auf diese Konten ist die Führung eines Grundbuches und eines Hauptbuches erforderlich. Die Konten basieren auf den einzelnen Bilanzposten und der Anfangsbestand aus der Bilanz wird auf sie übertragen.

Eine weitere Interpretation des Begriffes der doppelten Buchführung – neben der doppelten Erfassung von Geschäftsvorfällen – ist, dass sich der Begriff auf den doppelten Nachweis des Erfolges eines Unternehmens bezieht. Der Erfolg wird nämlich durch den Vergleich des Eigenkapitals in der Anfangs- und Schlussbilanz eines Geschäftsjahres sowie den Vergleich von Aufwendungen und Erträgen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nachgewiesen.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB)

Buchführungspflichtige haben laut Handelsrecht und Steuerrecht bestimmte Buchführungsgrundsätze zu beachten. Das HGB verlangt von jedem Vollkaufmann, seine Vermögenslage und seine Handelsgeschäfte in seinen Büchern nach den GoB ersichtlich zu machen. Das Steuerrecht definiert, wie die ordnungsgemäße Buchführung auszusehen hat.

• Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein
• Geschäftsvorfälle müssen geordnet dargestellt sein und einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleisten
• Buchführung muss so übersichtlich sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann
• bei einer EDV-gestützten Buchführung müssen Belege jederzeit durch Ausdruck zur Verfügung gestellt werden können

Sollte ein Unternehmen gegen die GoB oder die GoBD verstoßen, kann es zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlage kommen und zum Entzug steuerlicher Vergünstigungen. Auch ein Strafverfahren könnte dem Unternehmen drohen.

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Grundlage der doppelten Buchführung bildet die Bilanz, welche in zwei Bereiche aufgeteilt wird. Die Aktivseite, welche die Vermögensverwendung umfasst, und die Passivseite, welche die Vermögensherkunft beschreibt. Beide Seiten werden in Bestandskonten unterteilt, die den oben genannten Kontenplänen folgen. Bestandskonten sind solche Konten, auf denen Vermögens- und Kapitalbestände sowie deren Veränderung erfasst werden. Konten mit Vermögensbeständen sind die Aktivkonten. Dazu gehören Anlage- und Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen zählen die Vermögensgegenstände, die dem Geschäftsbetrieb dauerhaft dienen und welche die Grundlage der Betriebstätigkeit bilden. Dazu gehören:

• Grundstücke und Gebäude
• Maschinen
• Fuhrpark
• Betriebs- und Geschäftsausstattung

Das Umlaufvermögen umfasst die Vermögensteile, die zum Verbrauch, Verkauf oder zur einmaligen Nutzung bestimmt sind. Dazu gehören:

• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Fertigteile/Fremdbauteile
• Handelswaren und fertige Erzeugnisse
• Bargeld, Bankguthaben und Forderungen

Konten mit Schuldbeständen und Eigenkapital sind die Passivkonten. Der Anfangsbestand der aktiven Bestandskonten wird aus der Aktivseite der Bilanz auf die Sollseite der entsprechenden Konten übertragen. Der Anfangsbestand (AB) der passiven Bestandskonten wird aus der Passivseite der Bilanz auf die Habenseite übertragen.

Wertveränderungen auf den Bestandskonten erfassen

Bei Aktivkonten werden die Mehrungen auf der Sollseite gebucht und die Minderungen auf der Habenseite. Bei den Passivkonten ist es genau andersherum.

Buchungssätze bei der doppelten Buchführung: Beispiel

Ein Unternehmen kauft Regale für die Büroausstattung (Konto-Nr.: 0850) für 3.000,00 EUR. Davon zahlt das Unternehmen 500,00 EUR bar (Kasse – Konto-Nr.: 2880). Der Rest des Betrages ist erst in 30 Tagen fällig (Verbindlichkeiten – Konto-Nr.: 4400).

Der Buchungssatz sieht wie folgt aus:

Buchungsbelege

Keine Buchung ohne Beleg!

Ein Kaufmann muss über jeden Vorgang Belege erstellen und diese geordnet aufbewahren. Der Belegtext muss den Geschäftsvorfall hinreichend verdeutlichen und richtig sein. Damit die zeitliche Abfolge erkennbar ist, muss ein Ausstellungsdatum angegeben sein und Nummern sowie Buchungsanweisungen müssen den Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg erkennen lassen.

In einem Unternehmen gibt es externe und interne Belege. Externe Belege entstehen durch den Geschäftsverkehr mit Außenstehenden, also mit Zulieferern, Banken, Kunden, usw. Dazu gehören unter anderem:

• Eingangsrechnungen (ER)
• Kopien von Ausgangsrechnungen (AR)
• Kontoauszüge der Banken (BA/PBA)
• Schecks
• Quittungen und Kassenbelege (KB)

Interne Belege entstehen aus innerbetrieblichen Geschäftsvorfällen. Dazu gehören:

• Lohn- und Gehaltslisten
• Belege über Abschreibungen
• Belege über Storno- und Umbuchungen
• Belege über Privatentnahmen

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in der doppelten Buchführung

Das Gewinn- und Verlustkonto ist eines der wichtigsten Bestandskonten. Es stellt ein Unterkonto der Passivseite „Eigenkapital“ dar. Die GuV ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Bilanz, da hier ersichtlich wird, ob das Unternehmen über das Geschäftsjahr Gewinn oder Verlust gemacht hat. Hier werden alle Erträge im Haben gebucht, sämtliche Zahlungen und Aufwendungen im Soll. Die Differenz von Aufwand und Ertrag zeigt dann den Erfolg des Unternehmens auf.

Für wen ist die doppelte Buchführung verpflichtend?

Nach handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften ist jeder Kaufmann und Gewerbebetreibender buchführungspflichtig. Buchführungspflichtig sein bedeutet auch die Pflicht zur doppelten Buchführung. Also Kaufleute, AGs, GmbHs, Gewerbebetreibende, OHGs, KGs und freiwillig bilanzierende Freiberufler und Kleingewerbebetreiber (Gewinn < 60.000 EUR/Jahr oder Umsatz < 600.000 EUR/Jahr) sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Kleinunternehmer und Freiberufler müssen laut Gesetz nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) an das Finanzamt übermitteln. Allerdings müssen Freiberufler doppelt buchführen, wenn ihre Tätigkeit beispielsweise im Rahmen einer GmbH stattfindet.

Trotzdem lohnt es sich auch für Unternehmer, die nicht dazu verpflichtet sind, dennoch von der doppelten Buchführung Gebrauch zu machen. So erhält man schnelle und klare Einblicke in die finanzielle Situation seines Unternehmens und kann aufgrund dessen wichtige Entscheidungen treffen oder laufende Kosten senken.