GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung

Nicht erst seit den GoBD sind Unternehmer/innen dazu verpflichtet, steuerlich relevante Belege und Geschäftsvorfälle rechtskonform aufzubewahren. Am 01. Januar 2015 traten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft, zum 01. Januar 2017 wurden die Regelungen durch das BMF weiter verschärft und 2019 Neuerungen veröffentlicht. Die Grundsätze gelten uneingeschränkt für jeden Unternehmer – auch Freiberufler und Kleinunternehmer haben sich an die GoBD zu halten. Auch heute noch erledigen viele Unternehmen die Rechnungsstellung mit klassischen Office-Programmen wie Word oder Excel. Softwares wie diese oder andere herkömmliche Text- und Tabellenkalkulationsprogramme erfüllen die GoBD nicht. Die Dokumente sind änderbar. Auch gespeicherte und schreibgeschützte Dokumente erfüllen die GoBD nicht. Die GoBD gilt für alle Selbständigen und Unternehmen – egal ob Kleinunternehmer, Mittelständler oder Konzern.  

GoBD – Definition

   

GoBD-konform arbeiten. So geht’s!

Unternehmer/innen, die optimal auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet sein möchten, müssen die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist sicherstellen. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente. Sowohl Dokumente in Papierform als auch in elektronischer Form unterliegen diesen Vorschriften. Folgende Punkte müssen bei der GoBD-konformen Buchhaltung erfüllt werden:

• Nachvollziehbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtige und zeitnahe Buchung
• Ordnung und Unveränderbarkeit
• Formattreue bei Archivierung

 

Nachvollziehbarkeit

Keine Buchung ohne Beleg! Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Beleges nachgewiesen werden. Allein mit dem Beleg kann die Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle und deren Entstehen erfolgen. Mit einer lückenlosen Verfahrensdokumentation können sich Wirtschaftsprüfer/innen einen Überblick über die Buchführung und einzelnen Geschäftsvorfälle verschaffen.

Vollständigkeit

Die Dokumentation aller steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle muss vollumfänglich erfolgen. Beispiel: Für Einnahmen und Ausgaben müssen folgende Informationen per Beleg erfasst werden:

• Eindeutige Belegnummer
• Betrag und Mengenangaben
• Belegdatum
• Belegaussteller und -empfänger

Richtige und zeitnahe Buchung

Innerhalb von 10 Tagen sind unbare Geschäftsvorfälle in der Buchführung zu erfassen – Kasseneinnahmen sogar täglich. Manipulationen sollen mit dem Grundsatz der zeitnahen Buchung verhindert werden. Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgemäß zu dokumentieren. Die tatsächlichen Verhältnisse sind mit Hilfe von Belegen abzubilden.

Ordnung und Unveränderbarkeit

Bei der Dokumentation von relevanten Geschäftsvorfällen ist stets darauf zu achten, dass diese chronologisch und unverzüglich erfolgt. Steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze erfordern eine getrennte Aufzeichnung. Nehmen Sie Korrekturen vor, müssen diese kenntlich gemacht werden und für sachverständige Dritte nachvollziehbar sein. Der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments muss zu jeder Zeit festzustellen sein.

Formattreue bei Archivierung

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn die Formattreue bei der Aufbewahrung eingehalten wird. Elektronische Dokumente, wie zum Beispiel E-Mails, sind auch in elektronischer Form zu archivieren. Eine Archivierung in Papierform ist unzulässig. Handelt es sich hingegen um Dokumente in Papierform, können diese auch elektronisch archiviert werden.  

E-Mail-Archivierung

Seit dem 01. Januar 2007 gilt jede E-Mail als Geschäftsbrief. Daher sind E-Mails bei der GoBD-konformen Archivierung zu berücksichtigen. Welche E-Mails aufzubewahren sind, entscheidet unter anderem das deutsche Steuerrecht. Im Handelsgesetzbuch (HGB) sind ebenfalls Vorschriften für die E-Mail-Archivierung verankert. Für eine revisionssichere Archivierung von E-Mails sollten Sie daher die Vorschriften des deutschen Steuerrechts uneingeschränkt beachten. Gemäß den Bestimmungen des deutschen Steuerrechts und der GoBD sind E-Mails mit folgenden Inhalten zu archivieren:

• Buchungsbelege
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• E-Mails mit jeglichen steuerlich relevanten Inhalten
• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lagerberichte
• Organisationsunterlagen

Steuerlich relevante E-Mails müssen nach den GoBD inklusive ihrer Anhänge manipulationssicher, maschinell lesbar und vollständig archiviert werden. Bei der E-Mail kommt es mit darauf an, ob steuerlich relevante Informationen im E-Mail-Text stehen, dann muss diese archiviert werden. Ist nur der Anhang steuerlich relevant, so müsste eigentlich nur der Anhang archiviert werden. Die E-Mail an sich ist dann vergleichbar mit einem Briefumschlag. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass es einfach ist, die gesamte E-Mail zu archivieren. Darüber hinaus müssen sie jederzeit abrufbar sein.  

Für wen sind die GoBD-Grundsätze verpflichtend?

Die GoBD gelten für jeden Unternehmer. Nicht nur Bilanzierungspflichtige haben die GoBD-Richtlinien zu beachten. Für Freiberufler und Kleinunternehmer, welche die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, gelten die Vorschriften der GoBD ebenfalls. Damit eine Befreiung von der Umsatzsteuer erfolgen kann, muss nachgewiesen werden, dass die Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten wurden. Daraus ergibt sich, dass jeder Unternehmer zur Erfüllung der GoBD selbst verantwortlich ist. Auch wenn ein Steuerberater für die Steuererklärung engagiert werden sollte, sind Sie als Unternehmer/in für die GoBD-konforme Buchhaltung und Aufbewahrung verantwortlich. Beachten Sie, dass Sie bei elektronischen Dokumenten und deren Verarbeitung laut den GoBD eine Verfahrensdokumentation erstellen müssen. Mit einer Verfahrensdokumentation erfüllen Sie die nach den GoBD vorgeschriebenen Grundsätze der Nachvollziehbarkeit.  

Die Folgen bei Nichterfüllung der GoBD

Ein Verstoß kann für Unternehmer/innen schwerwiegende Folgen haben. Werden die Vorschriften der GoBD nicht erfüllt, kann es teuer werden und zu folgenden Sanktionen führen:

• Verfolgung von Insolvenzstraftaten
• Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung
• Steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen

 

Die Änderungen der GoBD-Neufassung 2019 im Überblick

Die GoBD 2019 wurden am 28. November 2019 mit dem Schreiben des BMF (Bundesfinanzministerium) veröffentlicht. Mit der Neufassung sollen die Regelungen zur ordnungsmäßigen Buchführung dem digitalen Wandel nachkommen können. Die GoBD 2019 sollen Unternehmen künftig deutliche Erleichterungen verschaffen. Folgende Neuerungen ergeben sich mit den GoBD 2019:

1. Die Digitalisierung von Belegen: Belege dürfen neben dem Scannen ab sofort mit mobilen Endgeräten abfotografiert werden. Das mobile Scannen kann auch um Ausland erfolgen, sofern die Belege dort entstanden sind oder dort empfangen wurden.
2. Aufbewahrung von Belegen: Bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente, kann unter bestimmten Voraussetzungen auf die Archivierung der Ursprungsform verzichtet werden. Das Ziel Papierbelege langfristig zu eliminieren.

Für welche Systeme müssen die GoBD beachtet werden?

Grundsätzlich für alle Buchführungssysteme sowie die Vor- und Nebensysteme. Dies sind beispielswiese Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Zeiterfassung, Archivsystem sowie das Dokumenten-Management-System inklusive der Schnittstellen untereinander.  

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