Kanban / Kanban Board

Verschiedene Geschäftsbereiche unterschiedlichster Branchen greifen inzwischen auf Kanban zurück. Eine Methode, die ursprünglich für die Fertigung gedacht war, kommt heute unter anderem auch in der Software-Entwicklung und im Projektmanagement zur Verwendung. Aber was genau versteckt sich hinter dem Begriff?

Was ist Kanban?

Heutzutage ist Kanban, neben Scrum, eine der populärsten agilen Managementmethoden. Die Methode ist jedoch keineswegs ein Newcomer. Bereits in den 1950er-Jahren kam Kanban im Zuge der „Just-in-Time“-Produktion bei Toyota zum Einsatz. Ziel war es, Engpässe bei der Produktion zu vermeiden und kürzere Durchlaufzeiten bei gleichbleibender und besserer Qualität zu erreichen.

Grundlage der Kanban-Methode ist das Pull-System („Hol-System“). Anders als bei dem Push-System, bei dem die Produktion auf eine bestimmte Menge festgesetzt wird, orientiert sich das Pull-System an der Kundennachfrage.

Die Kanban-Methode geht zurück auf den Japaner Taiichi Ohno. Kanban kann mit „Schild“, „Tafel“ oder auch „visuelles Signal“ ins Deutsche übersetzt werden.

Inzwischen wird das Kanban-Board in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt. Projektteams erhalten durch die selbständige Zuteilung der Aufgaben aus dem Backlog mehr Autonomie und der Workflow wird nicht unterbrochen.

Kanban hat sich zu einer agilen Projektmanagement-Methode entwickelt, die unabhängig von der Branche verwendet werden kann.

Auf welchen Grundprinzipien beruht Kanban?

Wer sich mit Kanban auseinandersetzt, stößt relativ schnell auf sogenannte Kanban-Prinzipien. David J Anderson hat vier Grundprinzipien aufgestellt, auf denen Kanban fußt.

Mit Hilfe dieser vier Prinzipien kann das volle Potenzial der Kanban-Methode ausgeschöpft werden:

Prinzip 1: „Beginnen Sie mit dem, was Sie gerade tun“

Kanban kann ohne eine größere Umstellung in jedem Unternehmen eingeführt werden – umfassende Änderungen bleiben aus. Eine bestimmte Konfiguration wird nicht benötigt.

Prinzip 2: „Umsetzung inkrementeller und evolutionärer Veränderungen“

Mit minimalem Widerstand zu kontinuierlichen, inkrementellen und evolutionären Veränderungen – so ist es der Kanban-Methode gelungen, positiv auf bestehende Prozesse einzuwirken, ohne umfassende Änderungen anzustoßen. Verbesserungen werden durch kleine und zugleich evolutionäre Schritte erreicht.

Prinzip 3: „Aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten und Ansprüche respektieren, berücksichtigen und übernehmen”

Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten werden von der Kanban-Methode auf Wunsch übernommen. Inkrementelle (schrittweise erfolgende) Veränderungen werden von der Kanban-Methode gefördert. Nur so werden Ängste vermieden, die den Fortschritt verhindern könnten.

Prinzip 4: „Auf allen Ebenen zur Führungsverantwortung ermutigen“

Förderung von Leadership auf allen Ebenen innerhalb einer Organisation.

Welche Regeln gehen mit der Nutzung von Kanban einher?

Aus den aufgeführten Prinzipien können Regeln bzw. sogenannte „Kernpraktiken“ abgeleitet werden. Diese Kernpraktiken helfen dabei, von der Kanban-Methode zu profitieren:

1. Klare Regeln: Transparente Regeln, die von allen Beteiligten verstanden und umgesetzt werden.
2. Aufgabenlimit: Begrenzung der zur Verfügung stehenden Karten und Aufgaben.
3. Workflow: Ein kontinuierlicher Workflow sollte stets gegeben sein.
4. Feedbackschleife/Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (Kaizen): Regelmäßige Analyse der Kanban-Prozesse durch Standup-Meetings, Operation-Reviews, etc.
5. Leadership: Verantwortung auf allen Ebenen (Erhalt des Workflows, Verbesserungsvorschläge)
6. Modelle: Bestimmte Modelle und wissenschaftliche Methoden führen zu einem besseren Verständnis für Prozesse und zu effizienten Lösungen.

Sowohl die vier Prinzipien als auch die Kernpraktiken von Kanban greifen in der Produktion genauso wie im (IT)-Projektmanagement.

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist ein Tool, welches innerhalb der Kanban-Methode Anwendung findet. Kanban-Boards tragen zur Steigerung der Produktivität bei und können sowohl einfach als auch effizient von vielen Unternehmen unterschiedlicher Branchen eingesetzt werden. Kanban verbessert nicht nur die Transparenz einer Organisation, sondern steigert zugleich die Produktivität und die Effizienz eines Unternehmens bzw. Projektteams.



Kanban-Boards können sowohl analog als auch digital genutzt werden. Eine Kombination von digitalen Tools und physischen Boards kann ebenfalls erfolgen. Wie Sie Kanban in Ihren Arbeitsalltag integrieren, ist Ihnen überlassen und ist abhängig von den jeweiligen Anforderungen.

Kanban-Karten

Mit Kanban-Karten wird der Fluss der Arbeit visualisiert. Sie ist das Kernelement eines jeden Kanban-Systems. Eine Kanban-Karte stellt den Fortschritt der Aufgabe von Beginn an bis zum Abschluss visuell dar.

Jede Kanban-Karte enthält wertvolle und individuelle Informationen über eine Aufgabe und deren Status. Darüber hinaus ist eine Aufgabenübersicht, der Verantwortliche, die Frist u.v.m. auf einer Kanban-Karte vermerkt.

Das einfache Kanban-Board enthält drei Spalten:

1. „Angefordert“/ „To Do“: linke Spalte – Auflistung der Aufgaben, die noch bearbeitet werden müssen.
2. „In Bearbeitung“/ „In Progress“: mittlere Spalte – Aufgaben, die gerade bearbeitet werden.
3. „Erledigt“/ „Done“: rechte Spalte – Erledigte Aufgaben werden in dieser Spalte abgelegt

Aufgrund der hohen Flexibilität von Kanban, können die einzelnen Spalten an die speziellen Anforderungen des Unternehmens, der Fertigung oder der Projektsteuerung angepasst werden.

In einigen Fällen werden mehr Spalten bzw. Boards (Projekte) benötigt, um alle Entwicklungsprozessstufen optimal zu erfassen. Wir empfehlen allerdings, die Anzahl der Kanban-Karten zu begrenzen, um Produktivitätsprobleme und störende Aufgaben-Wechsel zu vermeiden.

Kanban-Karten erfüllen wichtige Aufgaben:

1. Kanban-Karten sind Informationsträger
2. Kanban-Karten reduzieren die Anzahl der Meetings
3. Kanban-Karten verbessern die Transparenz des Arbeitsprozesses

Kanban vs. Scrum

Scrum ist wie Kanban eine weit verbreitete Management-Methode. Trotz vieler Gemeinsamkeiten eignet sich die Kanban-Methode unter bestimmten Umständen besser für ein Projekt als die Scrum-Methode – und umgekehrt.

Kanban

Die Kanban-Methode kann auf visuelle Aspekte des Aufgabenmanagements reduziert und flexibel mit anderen Methoden kombiniert werden. Kanban zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Geeignet für Projekte und Routineaufgaben
• Kaum feste Regeln
• Kontinuierliche Pflege des Kanban-Boards erforderlich
• Optionale Priorisierung im Backlog
• Autonome Arbeitsorganisation von Einzelpersonen möglich
<liKeine feste Rollenzuschreibung

Scrum

Neben Kanban ist Scrum eine der populärsten Management-Methoden und ist zugleich die umfassendere Methode. Folgende Eigenschaften sind maßgeblich für Scrum:

• Für Projekte geeignet
• Routineaufgaben sind nicht geeignet
• Nach jedem „Sprint“ wird das Scrum-Board neu aufgesetzt
• Feste Rollenzuschreibung (Team, Produktmanager, Scrum Master, etc.)
• Vorgeschriebene Priorisierung im Backlog

Gemeinsamkeiten: Scrum und Kanban

Trotz der Unterschiede gibt es eine große Schnittmenge an Eigenschaften beider Methoden:

• Pull-Logik
• Steigerung des Verantwortungsbewusstseins innerhalb des Projektteams
• Transparente Prozesse
• Kontinuierliche Prozess-Analysen
• Stetige Optimierung der Projektabläufe
• Umfangsbegrenzung des „Work in Progress“
• Projektergebnisse werden in Inkrementen erstellt

Vor- und Nachteile von Kanban

Nahezu jede Methode weist sowohl Stärken als auch Schwächen auf. Daher sollten sich Unternehmen vorab überlegen, welche Methode einen elementaren Mehrwert für das jeweilige Projekt schafft und welche Methode für die Arbeitsbedingungen grundsätzlich geeignet ist und welche nicht.

Vorteile

• Reduktion des Managementaufwands
• Fehler werden schnell bemerkt
• Steigerung der Arbeitsmotivation
• Autonome Arbeitsweise der Mitarbeiter/innen
• Steigerung der Abarbeitungsgeschwindigkeit
• Kanban kann sowohl mit traditionellen als auch agilen Managementmethoden verwendet werden
• Hohe Transparenz
• Steigerung der Effektivität
• Steigerung der Effizienz
• Verbesserte Zusammenarbeit
• Einfach Implementierung
• Möglichkeit das anstehende Projekt/Aufgabe zu visualisieren
• Das Kanban-System kann per Software in den bestehenden Workflow integriert werden
• Möglichkeit zur standortübergreifenden Teamarbeit

Nachteile

• Arbeitspakete müssen sich klar voneinander abgrenzen
• Aufgabenschritte müssen übersichtlich gegliedert werden
• Zeitmanagement steht nicht im Zentrum von Kanban (erschwert die Erreichung eines Ziels mit einer festen Deadline)
• Kompetenzen der Teammitglieder müssen sich zum Teil überschneiden, damit der bestehende Workflow durch Abwesenheit oder Ausfall nicht unterbrochen wird.

Kanban Software

Entscheiden Sie sich für ein softwarebasiertes Kanban-System, sollten Sie zunächst folgende Fragen beantworten:

• Open-Source-Lösung oder proprietäre Software?
• Cloud-Applikation oder lokale Anwendung?
• Entspricht die Software Ihren Anforderungen?
• Welche Eigenschaften sollte die Software beinhalten?

Die Projektmanagement-Software von VARIO ermöglicht den Einsatz des Kanban-Boards für Ihre Projekte. Wir, die VARIO Software AG, stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Das Wichtigste im Überblick – Kanban: weit mehr als "Zettelwirtschaft"

Die Kanban-Methode hat sich inzwischen in unzähligen Unternehmen unterschiedlichster Branchen etabliert. Es handelt sich um eine effektive und einfache Methode, das Aufgabenmanagement verschiedener Projekte zu verbessern.

Kanban erhöht nicht nur die Transparenz der Arbeitsprozesse, sondern sorgt aufgrund der hohen Flexibilität zugleich für eine höhere Motivation der Mitarbeiter. Die Visualisierung der einzelnen Aufgaben trägt unweigerlich zur Verbesserung der Unternehmensprozesse bei.

Da das Kanban-System nur an wenige feste Regeln geknüpft ist, eignet es sich gut für den Einstieg in die agile Arbeitswelt. Mit dem Einsatz einer professionellen Kanban-Software, kann Kanban nahtlos in den bestehenden Workflow integriert werden.

Gerade in Zeiten von Industrie 4.0, Homeoffice und der Digitalisierung, wird die standortübergreifende Teamarbeit immer wichtiger.