Pflichtenheft - einfach erklärt mit Beispielen

Ein Pflichtenheft beschreibt die konkrete Umsetzung der im Lastenheft enthaltenen Anforderungen. Hört sich zwar simpel an - allerdings müssen viele Parameter bei der Erstellung des Pflichtenhefts erfüllt werden.    

Was ist ein Pflichtenheft?

 

Wozu dient ein Pflichtenheft?

Durch die detaillierte Beschreibung der Projektumsetzung, inklusive aller nötigen Informationen zur Implementierung, sollen Verständigungsprobleme zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer verhindert und Missverständnissen entgegengewirkt werden. Darüber hinaus dient das Pflichtenheft für beide Parteien als eine Art Sicherheit, auf die sich sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer bei der Projektplanung berufen können. Das Pflichtenheft ist als eine Art Vorstufe der Projektplanung anzusehen.  

Was sollte ein Pflichtenheft beinhalten?

Ein Pflichtenheft beinhaltet die exakte Umsetzungsbeschreibung, der im Lastenheft festgehaltenen Anforderungen. Zentrale Informationen zur notwendigen Implementierung sind ebenfalls Bestandteil des Pflichtenhefts. Inhaltlich konkretisiert das Pflichtenheft also alle Anforderungen des Lastenhefts und bildet die Grundlage für die vertraglich festgehaltenen Leistungen des Auftragnehmers. Ein Pflichtenheft besteht grundsätzlich aus vier Teilen:

1. Die genaue Beschreibung der gestellten Anforderungen
2. Die am Projekt teilnehmenden Personen und die Aufgabenverteilung
3. Welche Voraussetzungen sind erfüllt?
4. Wie und bis wann wird das Projekt umgesetzt?

  Folgende Themen sollten unbedingt in einem Pflichtenheft behandelt werden:

• Einführung - Wer ist Auftraggeber/Auftragnehmer inkl. aller wichtigen Ansprechpartner
• Anlass des Projekts
• Die Ausgangslage
• Eindeutige Definition der Projektziele, Aufgabenstellung und Rahmenbedingungen
• Schnittstellenbeschreibung
• Beschreibung der geforderten Funktionalität
• Leistungsbeschreibung - Anforderungen an die entsprechenden Funktionen
• Handeln beim Eintreten unerwarteter Situationen
• Phasenplan/Eckdaten und Projektplan - wann ist was fertigzustellen?
• Beurteilung der Machbarkeit organisatorischer und technischer Abläufe
• Projektorganisation – wer macht was und wann?
• Externe Einflüsse
• Festlegung der Kommunikationskanäle bei Status-Updates (Meeting, Call, etc.)
• Erforderliche Schulungen für Mitarbeiter - welche sind erforderlich und in welchem Umfang sollen diese stattfinden?
• Testbetrieb
• Ablaufkontrolle
• Abnahme

 

Worauf sollte bei der Erstellung eines Pflichtenhefts geachtet werden?

Damit eine gute Grundlage für den Projekterfolg vorhanden ist, sollte unbedingt genügend Zeit in die Erstellung des Pflichtenhefts investiert werden. Die Erstellung des Pflichtenhefts ist sowohl mit finanziellem als auch personellem Aufwand verbunden. Daher sollten bestimmte Faktoren vor der Erstellung des Pflichtenhefts geklärt werden:

• Wer erstellt das Pflichtenheft im Unternehmen/zuständige Personen?
• Festlegung der Rahmenbedingungen für die Erstellung des Pflichtenhefts (technische und organisatorische Rahmenbedingungen sowie der Kostenrahmen)
• Spezifizierung des inhaltlichen Umfangs

Das Pflichtenheft ist Bestandteil des geschlossenen Vertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Daher ist eine juristische Prüfung des Pflichtenhefts empfehlenswert, um einen etwaigen Rechtsstreit oder Missverständnissen entgegenzuwirken.  

Das Wichtigste im Überblick

Das Pflichtenheft wird anders als das Lastenheft, vom Auftragnehmer erstellt. Es enthält die konkrete Beschreibung, wie die im Lastenheft festgehaltenen Anforderungen umgesetzt werden. Sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer, stellt das Pflichtenheft eine Sicherheit dar. Missverständnissen wird entgegengewirkt und eine reibungslose Kommunikation wird gewährleistet. Da ein Pflichtenheft vermehrt ein Vertragsgegenstand ist, sollte dieses in jedem Fall juristisch geprüft werden. Dadurch können etwaige Rechtstreitigkeiten überwiegen ausgeschlossen. Das Pflichtenheft enthält die exakte Umsetzungsbeschreibung, inklusive wichtiger Informationen zur Implementierung. Damit das Pflichtenheft zum Erfolg des Projekts beiträgt, sollte unbedingt genügend Zeit bei der Erstellung des Pflichtenhefts eingeplant werden.