Geschäftsbrief - Aufbau und Vorlage

Ein Geschäftsbrief ist eine Form der schriftlichen Kommunikation, die geschäftliche Angelegenheiten zum Inhalt hat und somit auch bestimmte gesetzliche Pflichtangaben erfüllen muss.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein wesentlicher Bestandteil bei der Korrespondenz zwischen Unternehmern und Privatpersonen (Business-To-Customer) und Unternehmern untereinander (Business-To-Business) ist der Geschäftsbrief. Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich um eine schriftliche Kommunikationsform, welche Geschäftliches zum Inhalt hat. Ein Geschäft ist eine Transaktion zwischen mindestens zwei Vertragspartnern, die auf einen Gewinn abzielt.

Unabhängig davon, ob der Schriftverkehr per Post, Email oder Fax stattfindet, muss der Geschäftsbrief im Gegensatz zum Privatbrief gewisse gesetzliche Mindestanforderungen bzw. Pflichtangaben erfüllen. Er unterscheidet sich ebenfalls vom Handelsbrief, welcher Handelsgeschäfte zum Gegenstand hat, also Rechtsgeschäfte und -handlungen eines Kaufmanns im Handelsgewerbe.

Durch die Verschriftlichung sämtlicher Geschäftsinhalte durch den Geschäftsbrief lassen sich diese Inhalte für ein Unternehmen leichter zuordnen, organisieren und belegen.

Welche Formen von Geschäftsbriefen gibt es?

Ein Geschäftsbrief ist ein Dokument, welches die unterschiedlichsten Unternehmenszwecke fördern kann. Darunter auch welche, die nicht direkt zu den gewinnbringenden Transaktionen gehören, dafür aber den Unternehmensbetrieb aufrechterhalten. Diese können u.a. umfassen:

• Rechnungen und Zahlungserinnerungen
• Angebote
• Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Kündigungen
• Verträge oder Bestandteile von Verträgen

Pflichtangaben und gesetzliche Bestimmungen bei einem Geschäftsbrief

Die Pflichtangaben beim Schreiben jeden Geschäftsbriefes sind im Handelsgesetzbuch (HGB), Aktiengesetz (AktG), Genossenschaftsgesetz (GenG) und GmbH-Gesetz (GmbHG) geregelt. Der Absender ist verpflichtet dem Empfänger bestimmte Daten mitzuteilen, damit dieser über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Absenders informiert ist. Diese Pflichtangaben hängen von der Rechtsform des Unternehmens ab.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmungsgesellschaft haftungsbeschränkt (UG)

• Firmenname (übereinstimmend mit im Handelsregister eingetragenem Wortlaut)
• Rechtsform
• Gesellschaftssitz
• Handelsregister-Nr. und Registergericht
• alle Geschäftsführer (mit min. einem Vornamen und Nachnamen)
• ggf. Aufsichtsratsvorsitzende/r

Aktiengesellschaft (AG)

• Firmenname (übereinstimmend mit im Handelsregister eingetragenem Wortlaut)
• Rechtsform
• Gesellschaftssitz
• Handelsregister-Nr. und Registergericht
• alle Vorstandsmitglieder (mit min. einem Vornamen und Nachnamen)
• Aufsichtsratsvorsitzende/r und Vorstandsvorsitzende/r

Genossenschaft

• Name der Genossenschaft (übereinstimmend mit im Genossenschaftsregister eingetragenem Wortlaut)
• Rechtsform
• Genossenschaftssitz
• Genossenschaftsregister-Nr. und Registergericht
• alle Vorstandsmitglieder (mit min. einem Vornamen und Nachnamen)
• ggf. Aufsichtsratsvorsitzende/r

Offene Handelsgesellschaft (OHG)

• Firmenname (übereinstimmend mit im Handelsregister eingetragenem Wortlaut)
• Rechtsform
• Gesellschaftssitz
• Handelsregister-Nr. und Registergericht

Einzelunternehmen

• Firmenname (übereinstimmend mit im Handelsregister eingetragenem Wortlaut)
• Bezeichnung („eingetragene/r Kaufmann/-frau“)
• Unternehmenssitz/Handelsniederlassung
• Handelsregister-Nr. und Registergericht

Zudem gilt für Kaufleute und Unternehmen bei Geschäftsbriefen gemäß §147 Abs 1 AO bei Geschäftsbriefen eine Aufbewahrungspflicht. Diese beträgt 6 Jahre, bei Rechnungen 10 Jahre. Ebenfalls muss nach den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gehandelt werden.

Wie sollte man einen Geschäftsbrief schreiben?

Damit Geschäftsbriefe in Deutschland weitestgehend einheitlich gestaltet werden, hat sich die Einhaltung der DIN-Norm 5008 bewährt. Mit ihr werden Inhalt und Reihenfolge, Abstände und Position sowie Schriftgröße festgelegt. Im Gegensatz zu den Pflichtangaben ist die Verwendung der DIN-Norm 5008 freiwillig. Im Internet sind dazu auch vielerlei Vorlagen zu finden. Folgendes ist beim Schreiben eines Geschäftsbriefes zu beachten:

• Seitenränder (links 2,5cm; rechts 2 cm; oben 4,5cm; unten 2,5cm)
• Schriftgröße und Schriftart (12 Punkt, Times New Roman; 11 Punkt, Arial)
• Briefkopf (Formulierung und Platzierung der Adresse beachten)
• Betreffzeile (zwei Zeilen unter dem Datum zu platzieren)
• Anrede (zwei Zeilen unter dem Betreff zu platzieren)
• Textbereich (eine Zeile unter der Anrede zu platzieren, Wichtiges durch Fettschreiben hervorheben, ggf. in sinnvolle Abschnitte unterteilen)
• Grußformel und (handgeschriebene) Unterschrift

Selbstverständlich ist bei einem Geschäftsbrief außerdem auf eine einwandfreie Grammatik und Rechtschreibung zu achten, um dem professionellen Gesamtbild nicht zu schaden.

Onlinekommunikation und Kurzbriefe

Heutzutage läuft ein großer Teil des geschäftlichen Schriftverkehrs über E-Mail. Da hier der Geschäftsinhalt direkt in das E-Mailprogramm eingegeben wird, sind keine bestimmte Formvorgaben zu beachten. Hier gilt lediglich die Impressumspflicht, welche besagt, dass in einer Email-Signatur eben diese Pflichtangaben gemacht werden müssen.

Das Format eines Kurzbriefes eignet sich für den Versand von Prospekten, Produktkatalogen oder Ähnliches. Es handelt sich um ein in Din A4/A5 Format vorgedrucktes Formular, welches keine persönliche Anrede enthalten muss und in dem meist nur Stichworte oder Kurzsätze verwendet werden.