Geschäftsbrief - Aufbau und Vorlage
Ein Geschäftsbrief ist eine Form der schriftlichen Kommunikation, die geschäftliche Angelegenheiten zum Inhalt hat und somit auch bestimmte gesetzliche Pflichtangaben erfüllen muss.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Geschäftsbrief?
Ein wesentlicher Bestandteil bei der Korrespondenz zwischen Unternehmern und Privatpersonen (Business-To-Customer) und Unternehmern untereinander (Business-To-Business) ist der Geschäftsbrief. Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich um eine schriftliche Kommunikationsform, welche Geschäftliches zum Inhalt hat. Ein Geschäft ist eine Transaktion zwischen mindestens zwei Vertragspartnern, die auf einen Gewinn abzielt. Unabhängig davon, ob der Schriftverkehr per Post, Email oder Fax stattfindet, muss der Geschäftsbrief im Gegensatz zum Privatbrief gewisse gesetzliche Mindestanforderungen bzw. Pflichtangaben erfüllen. Er unterscheidet sich ebenfalls vom Handelsbrief, welcher Handelsgeschäfte zum Gegenstand hat, also Rechtsgeschäfte und -handlungen eines Kaufmanns im Handelsgewerbe. Durch die Verschriftlichung sämtlicher Geschäftsinhalte durch den Geschäftsbrief lassen sich diese Inhalte für ein Unternehmen leichter zuordnen, organisieren und belegen.Geschäftsbriefe aus dem Warenwirtschaftssystem
Eine Standardfunktionalität des VARIO Warenwirtschaftssystems ist das Versenden von Geschäftsbriefen. Angefangen von Belegen wie Angeboten und Rechnungen, über Briefe, bis hin zu Verträgen. Bereits mit der Auslieferung erhalten Sie eine Vielzahl an kostenlosen Vorlagen mitgeliefert, die Sie bei Bedarf, auch eigenständig, ohne viel Aufwand, anpassen können.
Welche Formen von Geschäftsbriefen gibt es?
Ein Geschäftsbrief ist ein Dokument, welches die unterschiedlichsten Unternehmenszwecke fördern kann. Darunter auch welche, die nicht direkt zu den gewinnbringenden Transaktionen gehören, dafür aber den Unternehmensbetrieb aufrechterhalten. Diese können u.a. umfassen:- Rechnungen und Zahlungserinnerungen
- Angebote
- Bestellungen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Kündigungen
- Verträge oder Bestandteile von Verträgen
Pflichtangaben und gesetzliche Bestimmungen bei einem Geschäftsbrief
Die Pflichtangaben beim Schreiben jeden Geschäftsbriefes sind im Handelsgesetzbuch (HGB), Aktiengesetz (AktG), Genossenschaftsgesetz (GenG) und GmbH-Gesetz (GmbHG) geregelt. Der Absender ist verpflichtet dem Empfänger bestimmte Daten mitzuteilen, damit dieser über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Absenders informiert ist. Diese Pflichtangaben hängen von der Rechtsform des Unternehmens ab.Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmungsgesellschaft haftungsbeschränkt (UG)
- Firmenname (übereinstimmend mit im Handelsregister eingetragenem Wortlaut)
- Rechtsform
- Gesellschaftssitz
- Handelsregister-Nr. und Registergericht
- alle Geschäftsführer (mit min. einem Vornamen und Nachnamen)
- ggf. Aufsichtsratsvorsitzende/r
Aktiengesellschaft (AG)
- Firmenname (übereinstimmend mit im Handelsregister eingetragenem Wortlaut)
- Rechtsform
- Gesellschaftssitz
- Handelsregister-Nr. und Registergericht
- alle Vorstandsmitglieder (mit min. einem Vornamen und Nachnamen)
- Aufsichtsratsvorsitzende/r und Vorstandsvorsitzende/r
Genossenschaft
- Name der Genossenschaft (übereinstimmend mit im Genossenschaftsregister eingetragenem Wortlaut)
- Rechtsform
- Genossenschaftssitz
- Genossenschaftsregister-Nr. und Registergericht
- alle Vorstandsmitglieder (mit min. einem Vornamen und Nachnamen)
- ggf. Aufsichtsratsvorsitzende/r
Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Firmenname (übereinstimmend mit im Handelsregister eingetragenem Wortlaut)
- Rechtsform
- Gesellschaftssitz
- Handelsregister-Nr. und Registergericht
Einzelunternehmen
- Firmenname (übereinstimmend mit im Handelsregister eingetragenem Wortlaut)
- Bezeichnung („eingetragene/r Kaufmann/-frau“)
- Unternehmenssitz/Handelsniederlassung
- Handelsregister-Nr. und Registergericht
Wie sollte man einen Geschäftsbrief schreiben?
Damit Geschäftsbriefe in Deutschland weitestgehend einheitlich gestaltet werden, hat sich die Einhaltung der DIN-Norm 5008 bewährt. Mit ihr werden Inhalt und Reihenfolge, Abstände und Position sowie Schriftgröße festgelegt. Im Gegensatz zu den Pflichtangaben ist die Verwendung der DIN-Norm 5008 freiwillig. Im Internet sind dazu auch vielerlei Vorlagen zu finden. Folgendes ist beim Schreiben eines Geschäftsbriefes zu beachten:- Seitenränder (links 2,5cm; rechts 2 cm; oben 4,5cm; unten 2,5cm)
- Schriftgröße und Schriftart (12 Punkt, Times New Roman; 11 Punkt, Arial)
- Briefkopf (Formulierung und Platzierung der Adresse beachten)
- Betreffzeile (zwei Zeilen unter dem Datum zu platzieren)
- Anrede (zwei Zeilen unter dem Betreff zu platzieren)
- Textbereich (eine Zeile unter der Anrede zu platzieren, Wichtiges durch Fettschreiben hervorheben, ggf. in sinnvolle Abschnitte unterteilen)
- Grußformel und (handgeschriebene) Unterschrift